Mettre en place la complémentaire santé pour mes salariés

Depuis 2016, tous les salariés de votre entreprise ont dû se voir proposer un contrat collectif de complémentaire santé. Mais comment installer ce dispositif ? Il existe trois possibilités : le référendum, l’accord d'entreprise et la décision unilatérale du chef d’entreprise (DUE).

Les accords collectifs concernent essentiellement les entreprises de plus de 50 salariés ou les branches professionnelles, et le référendum est un dispositif lourd qui prend du temps. Si vous dirigez une petite entreprise, vous avez donc plutôt intérêt à opter pour la DUE. Vérifiez au préalable si vous êtes concerné par un accord de branche, car dans ce cas il vous faudra respecter les dispositions qu’il prévoit.

Établissez la DUE

Si vous choisissez la DUE, vous devez la rédiger puis la remettre à chacun de vos collaborateurs. C’est une obligation et vous devez conserver la preuve de cette remise. Vos collaborateurs doivent indiquer, également par écrit, qu’ils l’ont bien reçue. Ils peuvent accepter ou refuser d’adhérer au contrat lorsqu’ils remplissent les conditions d’une dispense d’affiliation. 

N’oubliez pas les clauses obligatoires

La complémentaire santé collective doit être mise en place pour l’ensemble de vos salariés. Vous pouvez proposer des garanties identiques à tout le personnel ou mettre en place des garanties santé différentes pour les cadres et les non-cadres. Indiquez notamment la part de la cotisation que vous prenez en charge (50% minimum), les bénéficiaires (extension éventuelles aux ayant-droit de vos salariés), ainsi que la date d’entrée en vigueur de la complémentaire santé que vous avez choisie. D’autres clauses obligatoires sont également prévues par la réglementation. 

Pour bénéficier des avantages fiscaux et sociaux vous devez respecter le caractère obligatoire et collectif du contrat et les règles de formalisme de la DUE. Ainsi les cotisations patronales seront déductibles du bénéfice imposable de votre entreprise et non soumises aux charges sociales.

Les cas de dispense

Pour refuser une mutuelle santé obligatoire, le salarié doit se trouver dans l’un des cas de dispenses prévus, soit dans la loi, soit dans l’acte instituant le régime frais de santé.
Les cas prévus dans la DUE, par exemple :

• les personnes en CDD de moins de 12 mois ;
• les personnes en CDD de plus de 12 mois déjà couvertes par ailleurs ;
• les personnes en temps partiel, dont le coût de la complémentaire santé mise à leur charge dépasserait 10 % de leur rémunération brute ;

Les cas prévus par la loi, par exemple :

• les personnes dont le conjoint dispose déjà, dans son entreprise, d’une complémentaire santé obligatoire pour sa famille ;
• Les salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties. La dispense ne joue que jusqu’à l’échéance du contrat individuel ;
• Les salariés bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire jusqu’à la cessation de la couverture ou de l’aide ;

• Les salariés en CDD ou en contrat de mission dont la durée de la couverture collective santé à adhésion obligatoire proposée par leur employeur est inférieure à 3 mois et s’ils bénéficient par ailleurs d’une couverture frais de santé responsable.