Tout véhicule terrestre à moteur doit être assuré. Les véhicules de société n’échappent donc pas à cette règle. Oui, mais de l’employeur ou du salarié, qui doit souscrire le contrat d’assurance pour un véhicule de fonction ou de service ? Qui paie en cas d’amende ? Retrouvez nos conseils.
Sommaire
1 - Quelle différence entre véhicule de fonction et véhicule de service ?
2 - Comment assurer un véhicule de fonction ou de service ?
3 - Quel modèle d'attestation de conduite pour un véhicule de fonction pour l'assurer ?
4 - Convention, franchise en cas d'accident : qui paie ?
5 - Les questions fréquentes.
Un véhicule de service peut être utilisé par le salarié uniquement à l’occasion de déplacements professionnels. L’entreprise peut éventuellement tolérer une utilisation pour les trajets domicile-travail, mais cela s’arrête là.
Un véhicule de fonction, quant à lui, permet au salarié d’effectuer des trajets à la fois professionnels et personnels (vacances, week-ends et autres trajets quotidiens). Il n’y a donc aucune restriction de déplacement. Le contrat de travail doit définir explicitement cet usage à titre privé.
À noter : bien souvent, les véhicules de fonction sont attribués aux personnels exerçant une fonction de représentation de l’entreprise (cadres, dirigeants, commerciaux, VRP…).
Comme tout autre véhicule, les véhicules de société doivent être, au minimum, assurés au tiers, également appelé responsabilité civile. Cette garantie couvre les dégâts matériels ou les blessures pouvant être causés à autrui en cas de sinistre (accident, incendie…).
Il revient, en règle générale, au propriétaire de l’auto d’assurer celle-ci. Partant de ce principe, l’assurance d’un véhicule de fonction ou de service (pour la garantie responsabilité civile) est du ressort :
C’est donc, selon les cas, à l’une ou à l’autre de souscrire une assurance pour le salarié et de prendre en charge le paiement des primes.
L’entreprise ou l’agence de location peut choisir une assurance plus couvrante comme l’assurance tous risques, mais ce n’est pas une obligation. De même, pour un véhicule de fonction, elle peut opter pour un contrat :
Concernant les véhicules de service, l’assurance complémentaire est inutile. L’usage même du véhicule exclut ces cas de figure. Sauf, bien sûr, si l’entreprise a explicitement donné son accord pour une utilisation domicile-travail. Il sera alors nécessaire, le cas échéant, de prendre une assurance complémentaire si le contrat de base n’inclut pas ce type de déplacement.
Pour pouvoir souscrire des garanties complémentaires auprès de l’assureur de son choix, le salarié doit être en possession d’une attestation de l’employeur. Elle sera à remettre à l’assureur. Elle stipulera la mise à disposition d’un véhicule de fonction de la part de l’employeur.
Voici un modèle d’attestation de conduite d’un véhicule de fonction pour l’assurance :
ATTESTATION D’UTILISATION D’UN VÉHICULE DE FONCTION
Nom de la société :
Adresse :
Numéro de téléphone :
Code APE :
N° de SIRET :
Je soussigné [Madame/Monsieur …], agissant en qualité de [fonction occupée] au sein de la société [dénomination], atteste que [Monsieur/Madame …], embauché-e en tant que [fonction occupée] et titulaire du permis de conduire [n° …], est autorisé-e à conduire le véhicule mentionné ci-dessous aussi bien pour des besoins professionnels que personnels.
Marque : …
Modèle : …
N° d’immatriculation : …
Numéro de série : …
Fait pour faire valoir ce que de droit.
Fait à [lieu],
Le [date]
[Cachet et signature de l’employeur]
Lors de déplacements professionnels, les franchises sont, par défaut, à payer par le propriétaire du véhicule de société. L’employeur peut cependant ajouter une clause au contrat de travail précisant que celles-ci sont à la charge du salarié. Attention donc à bien prendre connaissance de l’intégralité du contrat.
Concernant les contraventions, en cas d’infraction, c’est le titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule qui doit payer l’amende. La procédure varie si le certificat d’immatriculation est établi au nom de l’entreprise ou de la personne morale qui a immatriculé le véhicule. En fonction, la personne doit indiquer à l’autorité mentionnée sur la contravention soit l’identité de la personne qui conduisait lors du constat de l’infraction, soit des preuves d’un vol, soit des preuves d’une usurpation de plaque d’immatriculation, soit des preuves d’un évènement de force majeure ou, soit la preuve que le véhicule est immatriculé à son nom.
Pour un usage privé, les règles changent. En principe, salarié et employeur s’accordent pour définir le salarié comme responsable en cas de sinistre ou de contravention. Ce dernier est donc redevable des franchises, et des amendes reçues.
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L’assurance est à la charge de l’employeur (ou de la société de location). Si elle ne couvre pas les trajets privés, le salarié n’a d’autre choix que de souscrire une garantie complémentaire. Cette dernière sera alors à sa charge.
Un véhicule de fonction peut être utilisé dans le cadre privé. Il est donc logiquement possible pour le salarié de le prêter à un tiers. Pour cela, il devra, au préalable, inclure un conducteur occasionnel dans le contrat. À défaut, l’assureur peut restreindre la prise en charge et majorer la franchise en cas d’accident.
Le contrat de travail peut prévoir une limitation d’usage du véhicule de fonction. L’employeur peut, par exemple, autoriser seulement le conjoint du salarié à conduire la voiture.
