Recruter un nouveau salarié : quelles sont les démarches à accomplir ?

Sommaire

1 - Identifiez le bon candidat
2 - Réalisez les formalités liées à l’embauche
3 - Révisez votre contrat d’assurance multirisque professionnelle
4 - Communiquez auprès de votre nouveau salarié 

Rédigez une offre d’emploi attractive :

La première chose à effectuer lors d’un processus de recrutement consiste à rédiger une offre d’emploi précise, réaliste et efficace afin d’attirer des candidatures potentiellement satisfaisantes. Pour ce faire, vous devez :

• à partir de la fiche de poste de votre futur salarié, indiquer les missions qu’il devra accomplir quotidiennement,
• mentionner les diplômes et l’expérience professionnelle requis pour occuper le poste,
• préciser le type de contrat proposé ainsi que le lieu et la durée du travail.

Et pour rendre votre offre attractive, n’hésitez pas à y inclure l’ensemble des avantages que vous accordez à vos salariés en termes de politique salariale : avantages en nature, primes, titres-restaurant, etc. Mais aussi les atouts dont dispose votre entreprise en matière de qualité de vie au travail : télétravail, horaires variables…

Menez des entretiens pertinents :

Une fois les candidatures reçues et triées, vous devez préparer vos entretiens de recrutement. Des recrutements au cours desquels vous avez tout intérêt, notamment, à :

• présenter votre entreprise, en particulier les atouts qu’elle possède en termes de politique salariale et de qualité de vie au travail,
• vérifier que les compétences du candidat sont bien en adéquation avec les besoins de votre entreprise,
• pratiquer une écoute attentive du candidat, en particulier quant à ses motivations.

À noter : n’hésitez pas à solliciter France Travail et l’Apec pour vous accompagner dans vos processus de recrutement (diffusion des offres d’emploi, stratégies de recrutement…).
 

Effectuez une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) :
Transmise à l’Urssaf, via le site-portail urssaf.fr ou net-entreprises.fr, la DPAE concerne tous les salariés (hormis les travailleurs temporaires et les stagiaires). Elle doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent l’embauche. Cette déclaration vous permet de vous inscrire auprès de l’Urssaf et d’affilier votre salarié aux différents organismes de protection sociale.

Rédigez un contrat de travail :
Outre la DPAE, vous devez, en tant qu’employeur :

• rédiger un contrat de travail pour les salariés recrutés en contrat à durée indéterminée (non-obligatoire mais vivement conseillé !) et en contrat à durée déterminée,
• signer un contrat de professionnalisation (Cerfa n°12434*04) ou d’apprentissage (Cerfa n°10103*11) pour l’embauche d’alternants,
• conclure une convention de stage, afin d’accueillir vos stagiaires, avec ces derniers et leur établissement scolaire,
• signer un contrat de mise à disposition avec une entreprise de travail temporaire afin de recruter des travailleurs intérimaires.

Renseignez le registre unique du personnel :

Tout salarié nouvellement recruté, y compris un stagiaire ou un travailleur intérimaire, doit être inscrit sur votre registre unique du personnel (identité, date de naissance, type de contrat de travail…).

Organisez le suivi médical du salarié : 
Selon le poste occupé, votre nouveau salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention auprès d’un service de prévention et de santé au travail dans les 3 mois qui suivent son embauche ou d’un examen médical d’aptitude avant sa prise de fonction.
 

Dès que vous recrutez un nouveau salarié, vous devez le déclarer à votre assureur par lettre recommandée ou par envoi recommandé electronique dans un délai de 15 jours afin qu’il procède à la mise à jour de votre contrat d’assurance.
En cas de sinistre, si vous n’avez pas déclaré un salarié, la règle proportionnelle sur les effectifs peut s’appliquer. Il s’agit d’une réduction de l’indemnité due en proportion du taux de la cotisation payée par rapport au taux de cotisation qui aurait été dû si le risque avait été déclaré correctement. L’application d’une règle proportionnelle sur l’indemnité due peut donc être lourde de conséquence pour votre entreprise.
Les entrepreneurs ont tendance à considérer ces déclarations comme une charge. Pourtant, lorsqu’un sinistre survient, on peut regretter d’avoir omis la déclaration d’un salarié. Il est recommandé de faire un point régulier avec son assureur, notamment sur les effectifs de son entreprise, a fortiori s’ils fluctuent régulièrement.
 

Sur la relation de travail :
Lors d’un recrutement, vous devez transmettre à votre salarié un ou plusieurs documents contenant les informations suivantes :

• dans les 7 jours calendaires qui suivent son embauche : identité des parties au contrat de travail, date d’embauche, conditions liées à la période d’essai, éléments constitutifs de la rémunération, durée de travail, etc.
• dans le mois suivant son embauche : droit à la formation assurée par l’employeur, durée des congés payés, conventions et accords collectifs applicables…

À savoir : pour aider les employeurs à remplir leur obligation, le ministère du Travail a publié par arrêté cinq modèles de documents d’information.

Sur la couverture santé collective :
Informez votre salarié s’il existe une complémentaire santé à adhésion obligatoire au sein de votre entreprise. Sauf exceptions prévues par la loi, plus précisément dans le cas où il a déjà adhéré à la complémentaire santé de son conjoint, il devra justifier des mêmes niveaux de garantie que ceux que vous lui proposez. S’il a déjà une couverture santé individuelle, il faudra attendre la date butoir du contrat avant qu’il puisse souscrire au contrat collectif.

Sur le contrat collectif de prévoyance :
Pour certaines branches professionnelles, la convention impose la mise en place d’un contrat collectif de prévoyance. La plupart de ces contrats couvrent le décès, l’incapacité temporaire et l’invalidité. Dès lors que vous contribuez aux cotisations, le nouveau salarié devra y adhérer.