Recruter un nouveau salarié : quelles démarches auprès de l’assureur ?

Déclarez le nouveau salarié à l’Urssaf

La première étape incontournable est de réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf. Effectuée au plus tôt huit jours avant l’embauche, cette démarche se fait via le site-portail urssaf.fr ou net-entreprises.fr.

L’absence de DPAE est constitutive de l’infraction de recours au travail dissimulé. 

• Vous intégrez un stagiaire ou un apprenti :

Lors de l’embauche d’un apprenti, vous devez faire une DPAE afin qu’il soit intégré à l’effectif. En revanche, le contrat de travail est remplacé par un contrat d’apprentissage, de type Cerfa FA13, qui stipule notamment la formation suivie par le jeune, la durée de son contrat et sa rémunération.

Pour le stagiaire, il n’y a pas de DPAE à effectuer. La seule obligation est la convention de stage qui doit être signée par le stagiaire, le dirigeant de l’entreprise, le tuteur de stage (son référent au sein de l’entreprise), l’établissement scolaire et l’enseignant référent de l’établissement.

• Vous accueillez un intérimaire ou un CDD :

Si vous recrutez un intérimaire, vous n’êtes pas considéré comme son employeur. Ce rôle revient à l’entreprise de travail temporaire qui doit réaliser la DPAE. Ensuite, les deux parties doivent signer un contrat de mise à disposition par écrit, au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant le début de la mission.

En revanche, pour le recrutement d’un salarié en contrat à durée déterminée (CDD), c’est à vous de faire la DPAE et de lui remettre un contrat de travail.

Révisez votre contrat d’assurance multirisque professionnelle

Dès que vous recrutez un nouveau salarié, vous devez le déclarer à votre assureur par lettre recommandée dans un délai de 15 jours afin qu’il procède à la mise à jour de votre contrat d’assurance.

En cas de sinistre, si vous n’avez pas déclaré un salarié, la règle proportionnelle sur les effectifs peut s’appliquer. Il s’agit d’une réduction de l’indemnité due en proportion du taux de la cotisation payée par rapport au taux de cotisation qui aurait été dû si le risque avait été déclaré correctement. L’application d’une règle proportionnelle sur l’indemnité due peut donc être lourde de conséquence pour votre entreprise.

Les entrepreneurs ont tendance à considérer ces déclarations comme une charge. Pourtant, lorsqu’un sinistre survient, on peut regretter d’avoir omis la déclaration d’un salarié. Il est recommandé de faire un point régulier avec son assureur, notamment sur les effectifs de son entreprise, a fortiori s’ils fluctuent régulièrement.

Communiquez auprès de votre nouveau salarié sur la couverture santé collective

Informez votre salarié s’il existe une complémentaire santé à adhésion obligatoire au sein de votre entreprise. Sauf exceptions prévues par la loi, plus précisément dans le cas où il a déjà adhéré à la complémentaire santé de son conjoint, il devra justifier des mêmes niveaux de garantie que ceux que vous lui proposez. S’il a déjà une couverture santé individuelle, il faudra attendre la date butoir du contrat avant qu’il puisse souscrire au contrat collectif.

Présentez le contrat collectif de prévoyance

Pour certaines branches professionnelles, la convention impose la mise en place d’un contrat collectif de prévoyance. La plupart de ces contrats couvrent le décès, l’incapacité temporaire et l’invalidité. Dès lors que vous contribuez aux cotisations, le nouveau salarié devra y adhérer.