Mettre en place la complémentaire santé pour mes salariés

Depuis 2016, tous les salariés de votre entreprise ont dû se voir proposer un contrat collectif de complémentaire santé. Mais comment installer ce dispositif ? Il existe trois possibilités : le référendum, l’accord d'entreprise et la décision unilatérale du chef d’entreprise (DUE).

Les accords collectifs concernent essentiellement les entreprises de plus de 50 salariés ou les branches professionnelles, et le référendum est un dispositif lourd qui prend du temps. Si vous dirigez une petite entreprise, plutôt qu’un référendum, vous avez donc plutôt intérêt à opter pour la DUE. Vérifiez tout de même auparavant que vous n’êtes pas concerné par un accord de branche, car dans ce cas il vous faudra respecter les dispositions qu’il prévoit.

Établissez la DUE

Si vous choisissez la DUE, vous devez la rédiger puis la remettre à chacun de vos collaborateurs. C’est une obligation et vous devez vous réserver  la preuve de cette remise. De même, vos collaborateurs doivent indiquer, également par écrit, qu’ils l’ont bien reçue. Vos collaborateurs peuvent accepter ou refuser d’adhérer au contrat lorsqu’ils remplissent les conditions d’une dispense d’affiliation. On distingue les dispenses d’affiliation de droit qui sont applicables même sans mention dans la DUE, et les dispenses d’affiliation facultatives qui doivent être prévues dans la DUE pour être opposables. La dispense est également possible pour les salariés qui ont été embauchés avant la mise en place de la complémentaire, lorsqu’une contribution salariale leur est demandée pour son financement.

N’oubliez pas les clauses obligatoires

La complémentaire santé collective doit être mise en place pour l’ensemble de vos salariés. Vous pouvez englober tout le personnel dans un même contrat ou mettre en place des garanties frais de santé différentes pour les cadres et les non-cadres. Indiquez notamment la part de la cotisation que vous prenez en charge (50% minimum), les bénéficiaires (extension éventuelles aux ayant-droit de vos salariés), ainsi que la date d’entrée en vigueur de la complémentaire santé que vous avez choisie. D’autres clauses obligatoires sont également prévues par la réglementation. Attention, si vous ne respectez pas l’ensemble des règles prévues, le caractère collectif et obligatoire du contrat ne sera pas reconnu. Vous risquez alors un redressement social et fiscal des cotisations patronales que vous aurez déduites de votre bénéfice imposable et sur lesquelles vous  pensiez ne pas payer de charges sociales (déductions fiscales et sociales dans la limite des plafonds prévus par la règlementation).

Les cas de dispense

La loi a prévu des cas de dispenses pour certains salariés. Pour être mis en oeuvre, certains cas de dispense doivent être prévus par l’acte de droit de travail (référendum, DUE, accord d’entreprise)   instaurant  la complémentaire santé collective, par exemple :

• les personnes en CDD de moins de 12 mois ;
• les personnes en CDD de plus de 12 mois déjà couvertes par ailleurs ;
• les personnes en temps partiel, dont le coût de la complémentaire santé mise à leur charge dépasserait 10 % de leur rémunération brute ;

D’autres cas de dispense, dits de droit, sont applicables même sans mention dans l’acte de droit de travail instituant le régime :

• les personnes dont le conjoint dispose déjà, dans son entreprise, d’une complémentaire santé obligatoire pour sa famille ;
• Les salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties. La dispense ne joue que jusqu’à l’échéance du contrat individuel ;
• Les salariés bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire (ex CMU/ACS) jusqu’à la cessation de la couverture ou de l’aide.

• Les salariés en CDD ou en contrat de mission dont la durée de la couverture collective santé à adhésion obligatoire proposée par leur employeur est inférieure à 3 mois et s’ils bénéficient par ailleurs d’une couverture frais de santé responsable.
   

Lorsque la complémentaire santé collective est mise en place par DUE, il est possible de prévoir,  outre les cas susvisés,  dans la DUE, la possibilité pour les salariés embauchés avant la mise en place du contrat, de refuser d’être assurés par la complémentaire santé collective mise en place par son employeur, lorsque la cotisation est financée pour partie par le salarié.