Le contrat de location d'un logement de fonction est un bail civil qui n'est pas soumis aux règles de la loi de 1989 sur les baux d'habitation. Cela signifie que le bailleur (propriétaire), l'employeur et le salarié, sont libres de convenir des clauses du contrat.
Le logement doit être décent, c'est-à-dire qu'il doit répondre à un certain nombre de critères de salubrité, de sécurité et faire l’objet d’un DPE (diagnostic de performance énergétique). Le bénéficiaire du logement doit avoir un document écrit et signé par l'employer, qui mentionne les caractéristiques du logement (surface, nombre de pièces, équipements, etc.), le montant du loyer, les charges locatives, la durée de la mise à disposition, les conditions de renouvellement et de résiliation, etc.
Deux cas de figure :
- Un contrat de bail est signé entre le propriétaire bailleur et l’employeur qui loue un bien immobilier à titre de logement de fonction pour l’un de ses employés. Ce contrat peut prévoir des clauses concernant l'utilisation du logement (mise à disposition de meubles, entretien du jardin, etc.), les obligations du salarié (respect du voisinage, restitution du logement en bon état, etc.) et les modalités de résiliation (préavis, durée du bail, etc.). Ces conditions de bail sont mises en annexe du contrat de travail.
- L’employeur est propriétaire du bien immobilier qui va servir de logement de fonction. Dans cette configuration, une annexe au contrat de travail va remplacer le bail. Il y sera mentionné un descriptif du logement, les conditions de mise à disposition et toute clause jugée nécessaire par les deux parties.